Karta zapytania

Po kliknięciu karty zapytania otworzy się okno z zakładkami oraz szczegółowymi informacjami.

W górnej części okna widoczne są: id i nazwa zapytania, aktualny status, ikona udostępniania (po kliknięciu kopiuje link do schowka).

W prawym dolnym rogu widoczna jest data utworzenia i ostatniej aktualizacji rekordu wraz z informacją o użytkownikach, którzy wykonali te działania.

Opcja Usuń zapytanie służy do usunięcia rekordu. 

Szczegóły

Pole Szczegóły zawiera następujące informacje:

1. Przypisany opiekun,
2. Przedstawiciel wraz z danymi kontaktowymi,
3. Organizacja powiązana z zapytaniem,
4. Planowana data wycieczki.

Kliknij ikonę edycji przy przedstawicielu lub organizacji żeby zmienić przypisane dane.

Załączniki

W sekcji Załączniki można:

• dodać plik poprzez kliknięcie pola przesyłania lub przeciągnięcie go do wskazanego obszaru.
• wyświetlić podgląd załącznika.
• pobrać plik.
• zmienić nazwę pliku.
• usunąć załącznik.

Uwaga: Maksymalny rozmiar przesyłanego pliku wynosi 10 MB.

E-mail

Aby wysłać wiadomość bezpośrednio z poziomu zapytania, kliknij 

W sekcji Odbiorcy system wyświetla osoby i organizacje powiązane z zapytaniem wraz z ich adresami e-mail. Aby wybrać odbiorcę, zaznacz pole przy jego nazwie lub wpisz potrzebny adres mailowy.

W polu Szablon wybierz szablon wysyłanej wiadomości z listy. Uwaga: Tworzyć szablony możesz z poziomu zakładki System>Szablony.

Możesz edytować temat oraz treść wiadomości.

W sekcji Dostępne załączniki widoczne są pliki wcześniej dodane do zapytania. Zaznacz pole przy wybranym pliku, aby dołączyć go do wiadomości.

W sekcji Dodaj własne pliki można załączyć dokument bezpośrednio z urządzenia. Kliknij obszar przesyłania albo przeciągnij do niego plik.

Żeby wysłać wiadomość kliknij przycisk

SMS

Po kliknięciu przycisku  otworzy się formularz Nowy SMS, umożliwiający wysłanie wiadomości bezpośrednio z poziomu zapytania.

W sekcji Odbiorcy SMS system wyświetla osoby i organizacje powiązane z zapytaniem wraz z zapisanymi numerami telefonu. Wybierz odbiorców z listy lub wpisz potrzebny numer.

W polu Szablon SMS wybierz potrzebny szablon wiadomości. Uwaga: Tworzyć szablony możesz z poziomu zakładki System>Szablony.

Po wybraniu szablonu system automatycznie uzupełni treść wiadomości na podstawie danych zapisanych w zapytaniu.

Pod polem widoczny jest licznik znaków, który pozwala kontrolować długość wiadomości. Przekroczenie limitu pojedynczego SMS-a może spowodować podział wiadomości na kilka części.

Aby wysłać wiadomość SMS kliknij 

PDF

Utwórz plik PDF bezpośrednio z poziomu zapytania, korzystając z wcześniej utworzonego szablonu.

Uwaga: Tworzyć szablony możesz z poziomu zakładki System>Szablony.

Utwórz wycieczkę

Po kliknięciu przycisku  otworzy się formularz dodawania wycieczki. Dane z zapytania ofertowego zostaną automatycznie przeniesione do formularza, ale przed utworzeniem wycieczki można je jeszcze sprawdzić i zmienić.

W formularzu dostępne są następujące pola:

1. Nazwa wycieczki - nazwa domyślnie przeniesiona z zapytania.
2. Identyfikator - numer wycieczki nadawany automatycznie przez system. Aby wprowadzić inny numer, kliknij [Zmień].
3. Daty wycieczki – termin rozpoczęcia i zakończenia wyjazdu. Kliknij pole lub ikonę kalendarza, aby zmienić daty.
4. Opiekun - użytkownik odpowiedzialny za obsługę tworzonej wycieczki.
5. Organizacja - firma, szkoła lub inny podmiot powiązany z zapytaniem. Kliknij ikonę edycji, aby zmienić organizację.
6. Przedstawiciel - osoba kontaktowa wraz z numerem telefonu i adresem e-mail. Kliknij ikonę edycji, aby wybrać inną osobę.
7. Liczba uczestników płatnych - wpisz liczbę osób, za które będzie naliczana odpłatność.
8. Liczba uczestników niepłatnych - wpisz liczbę uczestników korzystających z miejsca bezpłatnego.
9. Załączniki do wycieczki - wyświetlane są pliki dodane wcześniej do zapytania. Zaznacz pole przy wybranym pliku, aby został przeniesiony do nowej wycieczki.
10. Przenieś zadania z zapytania do wycieczki - zaznacz aby przenieść zadania.
11. Zmień status zapytania na: (...) - zaznacz, aby zmienić status zapytania na status końcowy.*
12. Przycisk [Utwórz wycieczkę] - system utworzy nowy rekord w zakładce Wycieczki na podstawie danych zapisanych w zapytaniu.

*Po zaznaczeniu tego pola, zapytanie może automatycznie uzyskać status końcowy i zostanie przeniesione do odpowiedniej kolumny w widoku tablicy. Tę funkcję można skonfigurować w zakładce System>Ustawienia>Zapytania.

Ogólne

W tej sekcji wyświetlany jest opis wprowadzony podczas tworzenia zapytania. Jeżeli do głównego rekordu zostały dołączone inne zapytania, ich treść pojawi się w tym miejscu.

Komentarze

Zakładka służy do zapisywania dodatkowych informacji dotyczących obsługi zapytania lub do wymiany informacji między użytkownikami systemu.

Aby dodać nowy komentarz: Otwórz sekcję Dodaj komentarz a następnie wpisz treść w polu edytora.

Wybierz typ komentarza, który pomaga określić, czego dotyczy dana informacja. Uwaga: Typy komentarzy można konfigurować w zakładce System>Słowniki>Typ komentarzy.

Kliknij przycisk .

Dodane komentarze są wyświetlane pod formularzem. Przy każdym wpisie widoczne są:

• Imię i nazwisko autora,
• Data i godzina dodania,
• Treść komentarza,
• Typ komentarza.

Zadania

Zakładka służy do tworzenia i obsługi działań powiązanych z konkretnym zapytaniem. Dzięki temu wszystkie czynności wymagane przy jego realizacji są widoczne bezpośrednio w rekordzie.

Dodawanie nowego zadania

Zadania można tworzyć w dwóch trybach: pełnym oraz uproszczonym. Tryb uproszczony pozwala na szybkie wprowadzenie notatki zawierającej samą treść. W trybie pełnym możemy dodatkowo dodać tytuł oraz formatować treść, dodać tabelę lub podzielić stronę.

Tworzenie zadania w trybie uproszczonym:

1. W sekcji Dodaj zadanie, w polu Co należy zrobić wpisz treść zadania.
2. W tym miejscu można przełączać między trybem uproszczonym i pełnym. 
3. Kliknij pole Nie przypisano, aby dodać osobę odpowiedzialną za jego wykonanie.
4. Wybierz datę wykonania zadania.
5. Wybierz typ zadania z listy. Uwaga: Typy zadań można konfigurować w zakładce System>Słowniki>Typ zadań.
6. Kliknij przycisk z ikoną dyskietki, aby zapisać zadanie 

Tworzenie zadania w trybie pełnym:

1. Wpisz tytuł zadania.
2. W tym miejscu można przełączać między trybem uproszczonym i pełnym. 
3. W sekcji Treść zadania opisz na czym ma ono polegać. Treść możesz formatować, jest też możliwość utworzenia tabeli, cofnięcia lub ponowienia działania oraz dodania podziału strony.
4. Kliknij pole Nie przypisano, aby dodać osobę odpowiedzialną za jego wykonanie.
5. Wybierz datę wykonania zadania.
6. Wybierz typ zadania z listy. Uwaga: Typy zadań można konfigurować w zakładce System>Słowniki>Typ zadań.
7. Kliknij przycisk z ikoną dyskietki, aby zapisać zadanie 

Po zapisaniu, zadanie pojawi się na liście poniżej, z automatycznym przypisanym statusem: Do zrobienia.

Na liście zadań widoczne są następujące informacje:

• ID zadania.
• Tytuł zadnia.
• Osoba przypisana do realizacji.
• Typ zadania.
• Termin wykonania. Uwaga: termin oznaczony kolorem czerwonym zwraca uwagę na miniony termin realizacji zadania.
• Aktualny status.

Zadania można w każdej chwili edytować wchodząc w kartę zadania i klikając na wybrany element. Zmiany można wprowadzać w zakresie tytułu, treści, osoby przypisanej, terminu realizacji oraz statusu.
Zmiana statusu zadania jest automatycznie aktualizowana w zakładce systemowej  .

Inne zapytania

Zakładka wyświetla pozostałe zapytania powiązane z tym samym przedstawicielem i organizacją. Dzięki temu można sprawdzić inne zapytania tego klienta oraz połączyć zapytania dotyczące tej samej wycieczki.

W górnej części zakładki system informuje, z jakim klientem i organizacją powiązane są wyświetlane rekordy.

Przy każdym zapytaniu widoczne są:

• ID i nazwa zapytania.
• Data jego utworzenia.
• Przypisany opiekun.
• Aktualny status.

Kliknij przycisk ze strzałką po prawej stronie wiersza, aby otworzyć szczegóły wybranego zapytania.

Pole wyboru po lewej stronie umożliwia zaznaczenie konkretnego zapytania. Pole w nagłówku tabeli pozwala zaznaczyć wszystkie widoczne rekordy. Pod listą znajduje się informacja, ile zapytań zostało aktualnie wybranych.

Jeżeli kilka zapytań dotyczy tej wycieczki, można je połączyć:

1. Zaznacz zapytania, które mają zostać połączone.
2. Kliknij przycisk .

Scalanie pozwala uporządkować powielone zapytania i prowadzić dalszą obsługę w jednym rekordzie. Po scaleniu zapytania, w zakładce Ogólne pokaże się informacja z nazwą zapytania, treścią oraz datą i godziną scalenia.

Wyjazdy Organizacji

Zakładka zawiera listę wszystkich wycieczek powiązanych z daną organizacją.

Sekcja podzielona jest na kolumny:

• Wycieczka - zawiera ID oraz nazwę wycieczki.
• Termin - termin wycieczki.
• Przedstawiciel - imię i nazwisko przedstawiciela.

Kliknij przycisk aby przejść do karty danej wycieczki.

Aktywność

W zakładce Aktywność system zapisuje działania wykonane przez użytkowników, np.:

• użytkownik, który wykonał operację,
• rodzaj wykonanej czynności, np. dodanie usługi, zmiana danych lub zmiana statusu,
• szczegóły zmienionych pól,
• data i godzina wykonania operacji,
• numer powiązanej usługi, jeżeli zmiana dotyczyła konkretnego zasobu.

Historia może być wyświetlana częściowo. Aby zobaczyć wcześniejsze operacje, kliknij przycisk  aby wyświetlić starsze wpisy.

Ikona odświeżaniapozwala ponownie załadować historię operacji i sprawdzić, czy pojawiły się nowe wpisy.

Zakładka Aktywność jest tylko informacyjna. Służy do kontroli zmian i nie wymaga ręcznego uzupełniania przez użytkownika.