Szczegóły wycieczki

Karta wycieczki

Aby otworzyć szczegóły wycieczki, na liście wycieczek kliknij ikonę oka  znajdującą się po prawej stronie odpowiedniego wiersza lub użyj podwójnego kliknięcia. W pełnym podglądzie karty wycieczki dostępne są wszystkie informacje i funkcje związane z obsługą imprezy.

U góry po lewej stronie, obok ID wycieczki można ustawić status ID wycieczki klikając w strzałkę w dół obok przycisku . W ten sam sposób można ustawić status nazwy wycieczki, znajdujący się po prawej stronie. Uwaga: statusy można konfigurować w zakładce System>Słowniki

W górnym panelu znajdują się zakładki, a w panelu bocznym, po prawej stronie szczegóły wycieczki. 

Zasoby

Informacja o dostawcach usług

Zasoby są podzielone na osobne sekcje: Transport, Zakwaterowanie, Piloci, Atrakcje.

Każdą sekcję można zwinąć lub rozwinąć, klikając strzałkę przy jej nazwie.

Przy każdym przypisanym zasobie widoczne są:

1. Dostawca – firma, obiekt lub osoba realizująca usługę,
2. Termin – data albo zakres dat realizacji,
3. Status szczegółowy – oddzielnie dla każdego zasobu (statusy możesz konfigurować w zakładce System>Słowniki),
4. Status ogólny – dla całej kategorii (statusy możesz konfigurować w zakładce System>Słowniki),
5. Akcje – edytuj lub usuń.
6. Notatka ogólna – w tym polu można wpisać dodatkowe ustalenia dotyczące danej kategorii, np. informacje o godzinach, warunkach rezerwacji lub kontakcie z dostawcą.
7. Przycisk – kliknij, aby dodać nowego dostawcę do danej kategorii.

Dodawanie / Edycja dostawcy

Po kliknięciu przycisku lub ikony otworzy się formularz dodawania albo edycji. Formularz wygląda podobnie dla transportu, zakwaterowania, pilotów i atrakcji, ale jego nazwa oraz dostępne dane zależą od rodzaju wybranego zasobu.

W górnej części formularza widoczna jest tytuł zlecenia, np. ZL/4065 — Autokary.pl.

Formularz może zawierać kilka zakładek:

• Ogólne – podstawowe dane zasobu, status, termin, płatność, widoczność dla dostawcy i notatka. Uwaga: domyślną widoczność dla dostawcy można konfigurować w zakładce System>Ustawienia>Wycieczki. 
• Szczegóły – dodatkowe informacje dotyczące realizacji usługi.
• Usługi – lista usług lub pozycji przypisanych do danego zasobu. Uwaga: bazę usług dostawcy możesz tworzyć w zakładce Dostawcy usług > ⌵ > Usługi
• Faktury – informacje o fakturach powiązanych z usługą.
• Umowy – dodaj umowę do dostawcy na podstawie szablonu umowy. Uwaga: Szablony umów możesz tworzyć z poziomu zakładki System>Szablony. Aby wyświetlały się na liście szablonów umów dla zleceń dostawców, muszą mieć klasyfikację: Usługi dostawcy. Po dodaniu umowy będzie ona również widoczna w zakładce karty wycieczki>Umowy.

Na dole formularza znajduje się przycisk . Po kliknięciu strzałki można wybrać formę wysyłki:

• PDF – wygenerowanie dokumentu PDF,
• E-mail – przygotowanie wiadomości e-mail do dostawcy,
• SMS – przygotowanie wiadomości SMS.

Po uzupełnieniu lub zmianie danych kliknij Zapisz.

Kliknięcie Anuluj zamyka formularz bez zapisywania zmian.

Ikona kosza  znajdująca się po lewej stronie, służy do usunięcia zasobu.

Komentarze

Zakładka Komentarze służy do dodawania notatek i informacji związanych z obsługą wycieczki. Można tu zapisywać np. ustalenia z klientem, informacje organizacyjne lub uwagi.

Wpisz treść notatki w edytorze w sekcji Dodaj komentarz.
Wybierz typ komentarza z listy znajdującej się pod formularzem. Uwaga: Typy komentarzy można konfigurować w zakładce System>Słowniki>Typ komentarzy.
Kliknij przycisk Dodaj.

Komentarz zostanie zapisany w historii wycieczki i będzie widoczny dla pozostałych użytkowników mających dostęp do rekordu.

Warto wpisywać komentarze krótko i konkretnie, np. z datą ustalenia, nazwiskiem osoby kontaktowej lub informacją, czego dotyczy wpis.

Przeglądanie komentarzy

Dodane komentarze są wyświetlane poniżej formularza. Przy każdym wpisie widoczne są:

• imię i nazwisko autora,
• data i godzina dodania,
• treść komentarza,
• typ komentarza.

Zadania

Zakładka Zadania służy do tworzenia i obsługi działań powiązanych z daną wycieczką. Dzięki temu wszystkie czynności wymagane przy jego realizacji są widoczne bezpośrednio w rekordzie.

Tworzenie zadania w trybie uproszczonym:

1. W sekcji Dodaj zadanie, w polu Co należy zrobić wpisz treść zadania.
2. W tym miejscu można przełączać między trybem uproszczonym i pełnym. 
3. Kliknij pole Nie przypisano, aby dodać osobę odpowiedzialną za jego wykonanie.
4. Wybierz datę wykonania zadania.
5. Wybierz typ zadania z listy. Uwaga: Typy zadań można konfigurować w zakładce System>Słowniki>Typ zadań.
6. Kliknij przycisk z ikoną dyskietki, aby zapisać zadanie.

Tworzenie zadania w trybie pełnym:

1. Wpisz tytuł zadania.
2. W tym miejscu można przełączać między trybem uproszczonym i pełnym. 
3. W sekcji Treść zadania opisz na czym ma ono polegać. Treść możesz formatować, jest też możliwość utworzenia tabeli, cofnięcia lub ponowienia działania oraz dodania podziału strony.
4. Kliknij pole Nie przypisano, aby dodać osobę odpowiedzialną za jego wykonanie.
5. Wybierz datę wykonania zadania.
6. Wybierz typ zadania z listy. Uwaga: Typy zadań można konfigurować w zakładce System>Słowniki>Typ zadań.
7. Kliknij przycisk z ikoną dyskietki, aby zapisać zadanie 

Po zapisaniu zadanie pojawi się na liście poniżej.

Przy każdym zadaniu widoczne są:

• ID zadania
• Treść zadania,
• Osoba przypisana do realizacji,
• Typ zadania,
• Termin wykonania. Uwaga: termin oznaczony kolorem czerwonym zwraca uwagę na miniony termin realizacji zadania.
• Aktualny status.

Zmiana statusu zadania jest automatycznie zapisywana również w głównej zakładce Zadania systemu.

Pliki

Zakładka Pliki służy do przechowywania dokumentów i załączników związanych z wycieczką. Można tu dodawać m.in. umowy, potwierdzenia rezerwacji, roomingi, listy uczestników, programy, faktury, bilety lub inne pliki potrzebne przy obsłudze wyjazdu.

W polu Typ pliku można wybrać z listy czego dotyczy dodawany plik. To pole pomaga również filtrować wcześniej dodane pliki: jeżeli chcesz zobaczyć tylko konkretny rodzaj dokumentów, kliknij listę i wybierz odpowiedni typ pliku.

Aby dodać plik do wycieczki:

Kliknij obszar Kliknij lub upuść pliki tutaj a następnie wybierz plik z komputera. Możesz też przeciągnąć plik bezpośrednio z komputera i upuścić go w wyznaczonym polu.

Maksymalny rozmiar pojedynczego pliku wynosi 10 MB.

Po dodaniu dokumentu pojawi się on na liście plików. Przy pliku mogą być dostępne opcje podglądu, pobrania oraz . Po kliknięciu ostatniego pola pojawią się dodatkowe operacje: widoczność pliku dla dostawców, edycja nazwy pliku oraz usunięcie pliku.

Aby skonfigurować widoczność pliku dla dostawców wejdź w , a następnie zaznacz odpowiednie pola. Możesz włączyć lub wyłączyć widoczność pliku zarówno dla wszystkich dostawców, jak i wybranych typów lub tylko dla poszczególnych firm. Następnie kliknij .

Umowy

Zakładka zawiera listę wszystkich umów zawartych w obrębie danej wycieczki.

Aby dodać umowę kliknij przycisk . Następnie wybierz szablon spośród dostępnych szablonów umów. W tym miejscu będą podpowiadać się wyłącznie szablony, które mają Klasyfikację: Wycieczka. Uwaga: Szablony można tworzyć i konfigurować w zakładce System>Szablony.

Po wybraniu odpowiedniego szablonu, wpisz tytuł umowy. Możesz również edytować jej treść. Po wprowadzeniu wszystkich zmian kliknij przycisk .

Aby dodać umowę dotyczącą Transportu, Zakwaterowania, Pilota lub Atrakcji, na karcie wycieczki, w zakładce Zasoby, kliknij wybranego dostawcę usług. Po otworzeniu karty ze szczegółami danego dostawcy, wejdź w zakładkę umowy i kliknij . Następnie wybierz szablon spośród dostępnych szablonów umów. W tym miejscu będą podpowiadać się wyłącznie szablony, które mają Klasyfikację: Usługa dostawcy. Po wybraniu szablonu, wpisz tytuł umowy. Możesz również edytować jej treść. Po wprowadzeniu wszystkich zmian kliknij przycisk .

Po zapisaniu umowy pojawi się ona na liście umów. Każdy plik można pobrać klikając przycisk  lub edytować, klikając przycisk .

Wyjazdy organizacji

1. Opiekun – użytkownik odpowiedzialny za wycieczkę,
2. Przedstawiciel – osoba kontaktowa wraz z numerem telefonu i adresem e-mail. Uwaga: Kliknięcie numeru telefonu lub adresu e-mail umożliwia skorzystanie z odpowiedniej formy kontaktu. Ikona edycji przy przedstawicielu pozwala zmienić przypisaną osobę.
3. Organizacja – firma, szkoła lub inny podmiot zamawiający wyjazd.

Kółko przy odpowiednich polach umożliwia zmianę statusu danych. Uwaga: statusy możesz konfigurować w zakładce System>Słowniki.

Wycieczka

W tej sekcji widoczne są podstawowe dane wyjazdu:

• Termin rozpoczęcia i zakończenia.
• Liczba uczestników płatnych i niepłatnych.
• Numer umowy.
• Numer konta bankowego.

Kółko przy odpowiednich polach umożliwia zmianę statusu danych. Uwaga: statusy możesz konfigurować w zakładce System>Słowniki.

TravelPay

Jeżeli masz skonfigurowaną odpowiednią integrację, możesz automatycznie utworzyć wycieczkę w TravelPay na podstawie wprowadzonych danych. W tym celu użyj przycisku .

Jeśli wycieczka jest już przeniesiona do TravelPay, zobaczysz statystyki:

• ID TravelPay.
• Limit uczestników.
• Aktualną liczbę zapisanych uczestników.
• Liczbę osób zaliczkowanych.
• Bilans wpłat.

Kliknij  aby przejść do wycieczki na poziomie TravelPay.

E-mail

Żeby wysłać wiadomość bezpośrednio z poziomu wycieczki, kliknij .

W polu Szablon wybierz szablon wysyłanej wiadomości z listy. Uwaga: Tworzyć szablony możesz z poziomu zakładki System>Szablony.

W sekcji Odbiorcy system wyświetla osoby i organizacje powiązane z wycieczką wraz z ich adresami e-mail. Aby wybrać odbiorcę, zaznacz pole przy jego nazwie lub wpisz potrzebny adres mailowy.

Możesz edytować temat oraz treść wiadomości.

W sekcji Dostępne załączniki widoczne są pliki wcześniej dodane do wycieczki. Zaznacz pole przy wybranym pliku, aby dołączyć go do wiadomości.

W sekcji Dodaj własne pliki można załączyć dokument bezpośrednio z urządzenia. Kliknij obszar przesyłania albo przeciągnij do niego plik.

Żeby wysłać wiadomość kliknij przycisk .

SMS

Po kliknięciu przycisku SMS otworzy się formularz Nowy SMS, umożliwiający wysłanie wiadomości bezpośrednio z poziomu wycieczki.

W polu Szablon SMS wybierz potrzebny szablon wiadomości. Uwaga: Tworzyć szablony możesz z poziomu zakładki System>Szablony.

W sekcji Odbiorcy SMS system wyświetla osoby i organizacje powiązane z wycieczką wraz z zapisanymi numerami telefonu. Wybierz odbiorców z listy lub wpisz potrzebny numer.

Po wybraniu szablonu system automatycznie uzupełni treść wiadomości na podstawie danych zapisanych w wycieczce.

Pod polem widoczny jest licznik znaków, który pozwala kontrolować długość wiadomości. Przekroczenie limitu pojedynczego SMS-a może spowodować podział wiadomości na kilka części.

Aby wysłać wiadomość SMS kliknij .

PDF

Utwórz plik PDF bezpośrednio z poziomu wycieczki, korzystając z wcześniej utworzonego szablonu, a następnie kliknij .

Uwaga: Tworzyć szablony możesz z poziomu zakładki System>Szablony.

Usunięcie/Archiwizacja

Na dole podglądu znajdują się opcje:

• Archiwizuj wycieczkę – przenosi rekord do wycieczek archiwalnych.
• Usuń wycieczkę – usuwa rekord z systemu.