Zapytania

• TWORZENIE NOWEGO ZAPYTANIA
• WIDOK TABLICY
• WIDOK TABELI
• SZCZEGÓŁY ZAPYTANIA

Zakładka Zapytania służy do rejestrowania i obsługi zapytań ofertowych otrzymanych od klientów. Pozwala monitorować etap przygotowania oferty, przypisywać zapytania do opiekunów oraz kontrolować dalszy kontakt z klientem.

Wybór sposobu wyświetlania

Zapytania można przeglądać w dwóch widokach. Aby zmienić widok, wybierz przycisk Tablica lub Tabela znajdujący się w górnej części strony:

Tablica – zadania są prezentowane w formie kart podzielonych na kolumny według statusu.
Tabela – zadania są wyświetlane w formie uporządkowanej listy.

TWORZENIE NOWEGO ZAPYTANIA

Aby dodać nowe zapytanie, kliknij przycisk Utwórz zapytanie: 

W otworzonym formularzu należy uzupełnić odpowiednie dane:

• Nazwa zapytania.
• Status zapytania. Statusy zapytań możesz konfigurować w zakładce System>Słowniki>Status zapytania.
• Przedstawiciel (opcjonalnie). Wybierz z listy lub utwórz nowego przedstawiciela (osoba kontaktowa, od której pochodzi zapytanie). Uwaga: jeżeli przedstawiciel jest przypisany do konkretnej organizacji to system automatycznie uzupełni pole "Organizacja".
• Organizacja (opcjonalnie). Wybierz z listy lub utwórz nową organizację.
• Opiekun (opcjonalnie). Osoba odpowiedzialna za obsługę zapytania. System domyślnie przypisuje zapytanie do zalogowanego użytkownika.
• Opis. Np. szczegółowe informacje otrzymane od klienta.

Po uzupełnieniu danych kliknij Zapisz. Nowe zapytanie zostanie utworzone i pojawi się w widoku Tablica i Tabela, zgodnie z wybranym statusem.

Wybór roku

W prawym górnym rogu ekranu znajduje się lista z rokiem. Wybierz odpowiedni rok, aby wyświetlić zapytania dotyczące danego okresu:

WIDOK TABLICY

Aby zmienić widok, wybierz przycisk Tablica lub Tabela znajdujący się w górnej części strony: 

Wyszukiwanie i filtrowanie zadań

Aby ograniczyć wyświetlanych zapytań do wybranych parametrów, kliknij przycisk Filtry znajdujący się po prawej stronie ekranu:

W sekcji Zaawansowane szukanie dostępne są następujące opcje:

• Wyszukaj – wpisz nazwę, fragment opisu lub inne hasło związane z zadaniem.
• Opiekun – wybierz osobę odpowiedzialną za obsługę zapytania. Kliknij "Pokaż moje" żeby ograniczyć wyniki do zapytań przypisanych do zalogowanego użytkownika.
• Organizacja – filtruj zapytania według firmy lub organizacji klienta.
• Przedstawiciel – wyświetla zapytania powiązane z wybraną osobą kontaktową.
• Status – ogranicza wyniki do wybranego etapu obsługi zapytania. Uwaga: Statusy zapytań możesz konfigurować w zakładce System>Słowniki>Status zapytania.
• Wyczyść – usuwa zastosowane kryteria wyszukiwania.

Liczba widoczna przy przycisku Filtry informuje, ile filtrów jest obecnie aktywnych: 

Aby zamknąć panel wyszukiwania, kliknij ikonę X w jego prawym górnym rogu. Mały przycisk x znajdujący się obok przycisku Filtry pozwala usunąć zastosowane filtrowanie.

Kolumny tablicy

W widoku tablicy zapytania są pogrupowane w kolumnach odpowiadających statusom zapytań, np. Nowe, Wysłane, W trakcie, Zamówione, Rezygnacja.

Uwaga: Statusy zapytań możesz konfigurować w zakładce System>Słowniki>Status zapytania..

Aby zmienić status zapytania, przeciągnij jego kartę do odpowiedniej kolumny.

Informacje widoczne na karcie zapytania

Każda karta zapytania zawiera:

Uwaga: Żeby zarządzać, które pola mają być wyświetlane na karcie zadania, kliknij ikonę "koła zębatego" a następnie w sekcji "Pola kafelka" zaznacz odpowiednie opcje:

Kliknij kartę zapytania, aby przejść do jego szczegółów i sprawdzić pełne informacje.

WIDOK TABELI

Aby zmienić widok, wybierz przycisk Tablica lub Tabela znajdujący się w górnej części strony: 

Widok Tabela prezentuje zadania w formie uporządkowanej listy. Ułatwia szybkie porównanie terminów, statusów, osób odpowiedzialnych oraz powiązanych ofert lub wycieczek.

Wyszukiwanie i filtrowanie zadań

Aby ograniczyć wyświetlanych zapytań do wybranych parametrów, kliknij przycisk Filtry znajdujący się po prawej stronie ekranu:

W sekcji Zaawansowane szukanie dostępne są następujące opcje:

• Wyszukaj – wpisz nazwę, fragment opisu lub inne hasło związane z zadaniem.
• Opiekun – wybierz osobę odpowiedzialną za obsługę zapytania. Kliknij "Pokaż moje" żeby ograniczyć wyniki do zapytań przypisanych do zalogowanego użytkownika.
• Organizacja – filtruj zapytania według firmy lub organizacji klienta.
• Przedstawiciel – wyświetla zapytania powiązane z wybraną osobą kontaktową.
• Status – ogranicza wyniki do wybranego etapu obsługi zapytania. Uwaga: Statusy zapytań możesz konfigurować w zakładce System>Słowniki>Status zapytania.
• Wyczyść – usuwa zastosowane kryteria wyszukiwania.

Liczba widoczna przy przycisku Filtry informuje, ile filtrów jest obecnie aktywnych: 

Aby zamknąć panel wyszukiwania, kliknij ikonę X w jego prawym górnym rogu. Mały przycisk x znajdujący się obok przycisku Filtry pozwala usunąć zastosowane filtrowanie.

Zaznaczanie zapytań

Pole wyboru znajdujące się po lewej stronie każdego wiersza pozwala zaznaczać poszczególne zapytania.

Kliknij Pole wyboru w nagłówku tabeli, żeby zaznaczyć wszystkie aktualnie wyświetlane zapytania.

Ustawienia wyglądu tabeli

W prawym górnym rogu tabeli znajdują się dodatkowe opcje:

• A+ – zwiększa rozmiar tekstu,
• A- – zmniejsza rozmiar tekstu,
• ikona koła zębatego – kliknij, żeby wybrać, które kolumny mają być widoczne. Opcja Zaznacz wszystkie włącza jednocześnie wszystkie dostępne kolumny. Kliknij Resetuj kolumny, aby przywrócić domyślny układ i widoczność kolumn w tabeli.

Informacje w tabeli

Każdy wiersz odpowiada jednemu zapytaniu. W tabeli mogą być widoczne następujące kolumny:

Nazwa – nazwa zapytania. Utworzono – data dodania zapytania do systemu. Najbliższe zadanie – termin najbliższego działania powiązanego z zapytaniem. Jeżeli zapytanie nie ma jeszcze przypisanego zadania, w kolumnie Najbliższe zadanie widoczny jest symbol ---. Uwaga: termin oznaczony kolorem czerwonym zwraca uwagę na miniony termin realizacji zadania. Status – aktualny etap obsługi. Uwaga: Statusy zapytań możesz konfigurować w zakładce System>Słowniki>Status zapytania. Opiekun – użytkownik przydzielony do zapytania. Przedstawiciel – osoba kontaktowa po stronie klienta. Organizacja – firma, szkoła lub inny podmiot, którego dotyczy zapytanie. Podgląd – przycisk umożliwiający otwarcie szczegółów zapytania.

Strzałka obok przycisku Podgląd otwiera menu dodatkowych działań dostępnych dla danego zapytania: Wyślij e-mail Wyślij SMS Generuj PDF

SZCZEGÓŁY ZAPYTANIA

Po kliknięciu karty zapytania otworzy się okno ze szczegółowymi informacjami:

W górnej części okna widoczne są: id i nazwa zapytania, aktualny status, ikona udostępniania (kopiuje link).

W prawym dolnym rogu widoczna jest data utworzenia i ostatniej aktualizacji rekordu wraz z informacją o użytkownikach, którzy wykonali te działania.

Opcja Usuń zapytanie służy do usunięcia rekordu. 

Szczegóły

Zawiera następujące informacje:

Przypisany opiekun, Przedstawiciel wraz z danymi kontaktowymi, Organizacja powiązana z zapytaniem, Planowana data wycieczki.

Kliknij ikonę edycji przy przedstawicielu lub organizacji żeby zmienić przypisane dane.

Załączniki

W sekcji Załączniki można:

• dodać plik poprzez kliknięcie pola przesyłania lub przeciągnięcie go do wskazanego obszaru,
• wyświetlić podgląd załącznika,
• pobrać plik,
• zmienić nazwę pliku,
• usunąć załącznik

Uwaga: Maksymalny rozmiar przesyłanego pliku wynosi 10 MB.

E-mail

Żeby wysłać wiadomość bezpośrednio z poziomu zapytania, kliknij .

W sekcji Odbiorcy system wyświetla osoby i organizacje powiązane z zapytaniem wraz z ich adresami e-mail. Aby wybrać odbiorcę, zaznacz pole przy jego nazwie lub wpisz potrzebny adres mailowy.

W polu Szablon wybierz szablon wysyłanej wiadomości z listy. Uwaga: Tworzyć szablony możesz z poziomu zakładki System>Szablony.

Możesz edytować temat oraz treść wiadomości.

W sekcji Dostępne załączniki widoczne są pliki wcześniej dodane do zapytania. Zaznacz pole przy wybranym pliku, aby dołączyć go do wiadomości.

W sekcji Dodaj własne pliki można załączyć dokument bezpośrednio z urządzenia. Kliknij obszar przesyłania albo przeciągnij do niego plik.

Żeby wysłać wiadomość kliknij przycisk .

SMS

Po kliknięciu przycisku SMS otworzy się formularz Nowy SMS, umożliwiający wysłanie wiadomości bezpośrednio z poziomu zapytania.

W sekcji Odbiorcy SMS system wyświetla osoby i organizacje powiązane z zapytaniem wraz z zapisanymi numerami telefonu. Wybierz odbiorców z listy lub wpisz potrzebny numer.

W polu Szablon SMS wybierz potrzebny szablon wiadomości. Uwaga: Tworzyć szablony możesz z poziomu zakładki System>Szablony.

Po wybraniu szablonu system automatycznie uzupełni treść wiadomości na podstawie danych zapisanych w zapytaniu.

Pod polem widoczny jest licznik znaków, który pozwala kontrolować długość wiadomości. Przekroczenie limitu pojedynczego SMS-a może spowodować podział wiadomości na kilka części.

Aby wysłać wiadomość SMS kliknij .

PDF

Utwórz plik PDF bezpośrednio z poziomu zapytania, korzystając z wcześniej utworzonego szablonu.

Uwaga: Tworzyć szablony możesz z poziomu zakładki System>Szablony.

Utwórz wycieczkę

Po kliknięciu przycisku Utwórz wycieczkę otworzy się formularz dodawania wycieczki. Dane z zapytania ofertowego zostaną automatycznie przeniesione do formularza, ale przed utworzeniem wycieczki można je jeszcze sprawdzić i zmienić.

W formularzu dostępne są następujące pola:

Nazwa wycieczki – nazwa domyślnie przeniesiona z zapytania. Identyfikator – numer wycieczki nadawany automatycznie przez system. Aby wprowadzić inny numer, kliknij Zmień. Daty wycieczki – termin rozpoczęcia i zakończenia wyjazdu. Kliknij pole lub ikonę kalendarza, aby zmienić daty. Opiekun – użytkownik odpowiedzialny za obsługę tworzonej wycieczki. Organizacja – firma, szkoła lub inny podmiot powiązany z zapytaniem. Kliknij ikonę edycji, aby zmienić organizację. Przedstawiciel – osoba kontaktowa wraz z numerem telefonu i adresem e-mail. Kliknij ikonę edycji, aby wybrać inną osobę. Liczba uczestników płatnych – wpisz liczbę osób, za które będzie naliczana odpłatność. Liczba uczestników niepłatnych – wpisz liczbę uczestników korzystających z miejsca bezpłatnego. Załączniki do wycieczki – wyświetlane są pliki dodane wcześniej do zapytania. Zaznacz pole przy wybranym pliku, aby został przeniesiony do nowej wycieczki. Przycisk "Utwórz wycieczkę" – system utworzy nowy rekord w zakładce Wycieczki na podstawie danych zapisanych w zapytaniu.

Zakładki zapytania

Ogólne

W sekcji Ogólne wyświetlany jest opis wprowadzony podczas tworzenia zapytania. Jeżeli do głównego rekordu zostały dołączone inne zapytania, ich treść pojawi się w tym miejscu.

Poniżej znajduje się Historia operacji, w której system zapisuje działania wykonane przez użytkowników, np.:

• Nazwę działania,
• Numer powiązanego zadania,
• Osobę wykonującą zmianę,
• Datę i godzinę operacji.

Kliknij Wczytaj wcześniejsze, aby wyświetlić starsze wpisy: 

Ikona odświeżania pozwala ponownie załadować historię operacji.

Komentarze

Zakładka Komentarze służy do zapisywania dodatkowych informacji dotyczących obsługi zapytania lub do wymiany informacji między użytkownikami systemu.

Aby dodać nowy komentarz: Otwórz sekcję Dodaj komentarz a następnie wpisz treść w polu edytora.

Wybierz typ komentarza, który pomaga określić, czego dotyczy dana informacja. Uwaga: Typy komentarzy można konfigurować w zakładce System>Słowniki>Typ komentarzy.

Kliknij przycisk Dodaj.

Dodane komentarze są wyświetlane poniżej formularza. Przy każdym wpisie widoczne są:

• imię i nazwisko autora,
• data i godzina dodania,
• treść komentarza,
• typ komentarza.

Zadania

Zakładka Zadania służy do tworzenia i obsługi działań powiązanych z konkretnym zapytaniem. Dzięki temu wszystkie czynności wymagane przy jego realizacji są widoczne bezpośrednio w rekordzie.

Dodawanie nowego zadania

Aby utworzyć zadanie:

W sekcji Dodaj zadanie wpisz w polu Co należy zrobić treść zadania. Kliknij pole Nie przypisano, aby dodać osobę odpowiedzialną za jego wykonanie. Wybierz datę wykonania zadania. Z listy wybierz jego typ z listy. Uwaga: Typy zadań można konfigurować w zakładce System>Słowniki>Typ zadań. Kliknij przycisk z ikoną dyskietki, aby zapisać zadanie:

Po zapisaniu zadanie pojawi się na liście poniżej.

Przy każdym zadaniu widoczne są:

• ID zadania
• Treść zadania,
• Osoba przypisana do realizacji,
• Typ zadania,
• Termin wykonania. Uwaga: termin oznaczony kolorem czerwonym zwraca uwagę na miniony termin realizacji zadania.
• Aktualny status.

Zmiana statusu zadania jest automatycznie zapisywana również w głównej zakładce Zadania systemu.

Inne zapytania

Zakładka wyświetla pozostałe zapytania powiązane z tym samym przedstawicielem i organizacją. Dzięki temu można sprawdzić inne zapytania tego klienta oraz połączyć zapytania dotyczące tej samej wycieczki.

W górnej części zakładki system informuje, z jakim klientem i organizacją powiązane są wyświetlane rekordy.

• Przy każdym zapytaniu widoczne są:
• ID i nazwa zapytania,
• Data jego utworzenia,
• Przypisany opiekun,
• Aktualny status.

Kliknij przycisk ze strzałką po prawej stronie wiersza, aby otworzyć szczegóły wybranego zapytania: 

Pole wyboru po lewej stronie umożliwia zaznaczenie konkretnego zapytania. Pole w nagłówku tabeli pozwala zaznaczyć wszystkie widoczne rekordy. Pod listą znajduje się informacja, ile zapytań zostało aktualnie wybranych.

Jeżeli kilka zapytań dotyczy tej wycieczki, można je połączyć:

1. Zaznacz zapytania, które mają zostać połączone.
2. Kliknij przycisk Scal zaznaczone: 

Scalanie pozwala uporządkować powielone zapytania i prowadzić dalszą obsługę w jednym rekordzie.

Historia

Zakładka odzwierciedla historię zapytań.

W prawym dolnym rogu widoczna jest data utworzenia i ostatniej aktualizacji rekordu wraz z informacją o użytkownikach, którzy wykonali te działania.

Opcja Usuń zapytanie służy do usunięcia rekordu. 

〈 Zadania

Wycieczki 〉