Klienci

ORGANIZACJE
PRZEDSTAWICIELE

Zakładka Klienci służy do zarządzania bazą klientów. Po kliknięciu menu Klienci można przejść do dwóch widoków:

Organizacje – lista firm, szkół, biur podróży i innych podmiotów.
Przedstawiciele – lista osób kontaktowych przypisanych do organizacji.

ORGANIZACJE

Sekcja Organizacje pozwala przeglądać, wyszukiwać, filtrować, dodawać i edytować dane klientów instytucjonalnych.

Widok tabeli

Wyszukiwanie i filtrowanie

Eksport

Tworzenie nowej organizacji

Edycja organizacji

Dodatkowe operacje

Widok tabeli

Nad tabelą znajduje się pole . Służy ono do szybkiego przeszukiwania aktualnie wyświetlonej listy organizacji. Wpisz fragment danych widocznych w kolumnach, aby wyszukać organizację.

Każdy wiersz tabeli odpowiada jednej organizacji.

W tabeli widoczne są m.in.:

# – numer porządkowy,
Zarejestrowana nazwa firmy – pełna nazwa organizacji,
Nazwa krótka – skrócona nazwa używana w systemie,
NIP – numer identyfikacji podatkowej,
E-mail – adres kontaktowy,
Telefon – numer telefonu,
Adres – zapisany adres organizacji,
Możliwość edycji,
Dodatkowe operacje.

Wyszukiwanie i filtrowanie

Kliknij przycisk aby otworzyć sekcję Zaawansowane szukanie.

Dostępne są parametry filtrowania::

Nazwa dostawcy – wyszukiwanie po pełnej nazwie organizacji.
Nazwa krótka – wyszukiwanie po skróconej nazwie używanej w systemie.
NIP – wyszukiwanie po numerze NIP.
E-mail – wyszukiwanie po adresie e-mail.
Telefon – wyszukiwanie po numerze telefonu.
Adres – wyszukiwanie po ulicy, miejscowości lub kodzie pocztowym.
Tagi – filtrowanie po tagach przypisanych do organizacji. Uwaga: tworzyć tagi można z poziomu dodawania/edycji dostawcy oraz w zakładce System>Tagi.

Liczba widoczna przy przycisku Filtry informuje, ile filtrów jest obecnie aktywnych:

Kliknij Wyczyść, aby usunąć wszystkie zastosowane filtry.

Eksport

Kliknij przycisk Eksport, aby pobrać dane widoczne na liście w wybranym formacie.

Uwaga: Zakres eksportowanych informacji zależy od zastosowanych filtrów.

Tworzenie nowej organizacji

Aby dodać nową organizację, kliknij przycisk znajdujący się w prawym górnym rogu strony.

System otworzy formularz, w którym będzie można uzupełnić dane organizacji, takie jak:

NIP – wpisz numer NIP organizacji. Uwaga: kliknij , aby system pobrał dostępne dane organizacji z bazy GUS.
Zarejestrowana nazwa firmy – pełna zarejestrowana nazwa organizacji.
Krótka nazwa – skrócona nazwa używana w systemie.
Uwagi – miejsce na informacje widoczne wewnętrznie dla użytkowników systemu.
Telefon – główny numer telefonu do kontaktu.
E-mail – główny adres mailowy do kontaktu.
Tagi – dodatkowe oznaczenia ułatwiające późniejsze wyszukiwanie organizacji. Uwaga: tworzyć tagi można również z poziomu zakładki System>Tagi.

Po zapisaniu organizacja pojawi się na liście klientów.

Edycja organizacji

Po wybraniu opcji Edytuj otwiera się formularz edycji dostawcy. Zakres pól jest taki sam jak przy tworzeniu nowej organizacji, ale formularz zawiera dodatkową sekcję Przedstawiciele, która zawiera listę osób reprezentujących daną organizację.

Na liście widoczne są:

Imię i nazwisko,
Adres e-mail,
Numer telefonu.

Aby dodać nowego przedstawiciela, kliknij przycisk + Dodaj. Otworzy się formularz Dodaj przedstawiciela. Formularz służy do dodania osoby kontaktowej przypisanej do danej organizacji.

W tej części uzupełnij informacje o osobie kontaktowej:

Imię – wpisz imię przedstawiciela.
Nazwisko – wpisz nazwisko przedstawiciela.
Notatki – informacje widoczne wewnętrznie dla użytkowników systemu.
Telefon – numer telefonu do przedstawiciela.
E-mail – adres e-mail przedstawiciela.
Tagi – dodatkowe oznaczenia ułatwiające późniejsze wyszukiwanie przedstawiciela. Uwaga: tworzyć tagi można również z poziomu zakładki System>Tagi.

Po zapisaniu Nowy przedstawiciel pojawi się na liście w zakładce Klienci>Przedstawiciele.

Kliknij ikonę , aby edytować dane przedstawiciela. Formularz edycji wygląda podobnie jak formularz dodawania nowego przedstawiciela.

Dodatkowe operacje

Wyślij E-mail

W sekcji Odbiorcy system wyświetla adresy powiązane z organizacją. Aby wybrać odbiorcę, zaznacz pole przy jego nazwie lub wpisz potrzebny adres mailowy.

W polu Szablon wybierz szablon wysyłanej wiadomości z listy. Uwaga: Tworzyć szablony możesz z poziomu zakładki System>Szablony.

Możesz edytować temat oraz treść wiadomości.

W sekcji Dostępne załączniki widoczne są pliki wcześniej dodane do organizacji. Zaznacz pole przy wybranym pliku, aby dołączyć go do wiadomości.

W sekcji Dodaj własne pliki można załączyć dokument bezpośrednio z urządzenia. Kliknij obszar przesyłania albo przeciągnij do niego plik.

Żeby wysłać wiadomość kliknij przycisk .

Wyślij SMS

Po kliknięciu przycisku SMS otworzy się formularz Nowy SMS, umożliwiający wysłanie wiadomości bezpośrednio z tego poziomu. Uwaga: niezbędna jest integracja z bramką SMSPlanet.

W sekcji Odbiorcy SMS system wyświetla powiązane osoby wraz z zapisanymi numerami telefonu. Wybierz odbiorców z listy lub wpisz potrzebny numer.

W polu Szablon SMS wybierz potrzebny szablon wiadomości. Uwaga: Tworzyć szablony możesz z poziomu zakładki System>Szablony.

Po wybraniu szablonu system automatycznie uzupełni treść wiadomości.

Pod polem widoczny jest licznik znaków, który pozwala kontrolować długość wiadomości. Przekroczenie limitu pojedynczego SMS-a może spowodować podział wiadomości na kilka części.

Aby wysłać wiadomość SMS kliknij .

Generuj PDF

Utwórz plik PDF bezpośrednio z tego poziomu, korzystając z wcześniej utworzonego szablonu.

Uwaga: Tworzyć szablony możesz z poziomu zakładki System>Szablony.

Usuń

Kliknij aby usunąć Organizację z bazy dostawców usług.

PRZEDSTAWICIELE

Sekcja Przedstawiciele w zakładce Klienci służy do zarządzania osobami kontaktowymi przypisanymi do organizacji, np. pracownikami, nauczycielami, koordynatorami lub innymi osobami odpowiedzialnymi za kontakt.

Widok tabeli

Wyszukiwanie i filtrowanie

Eksport

Tworzenie nowego przedstawiciela

Edycja przedstawiciela

Dodatkowe operacje