Dostawcy usług

Zakładka Dostawcy usług służy do zarządzania bazą firm i osób realizujących usługi wykorzystywane przy wycieczkach: transport, noclegi, atrakcje oraz piloci.

RODZAJE DOSTAWCÓW USŁUG

W górnej części strony dostępne są zakładki według kategorii dostawców. Kliknij potrzebną kategorię, aby wyświetlić dostawców przypisanych do danego typu usługi.

• – przewoźnicy, firmy autokarowe i inne usługi transportowe,
• – hotele, hostele i inne obiekty zakwaterowania,
•  – muzea, przewodnicy lokalni, bilety, rejsy, wejścia i inne atrakcje,
• – osoby obsługujące wycieczki jako piloci.

INFORMACJE WIDOCZNE W TABELI

Widok tabeli

Nad tabelą znajduje się pole . Służy ono do szybkiego przeszukiwania aktualnie wyświetlonej listy dostawców. Wpisz fragment danych widocznych w kolumnach, aby wyszukać dostawcę.

Każdy wiersz tabeli odpowiada jednemu dostawcy. W tabeli widoczne są m.in.:

• # – numer porządkowy,
• Zarejestrowana nazwa firmy – pełna nazwa podmiotu,
• Nazwa krótka – skrócona nazwa używana w systemie,
• NIP – numer identyfikacji podatkowej,
• E-mail – adres mailowy do kontaktu,
• Telefon – numer telefonu,
• Zlecenia – przejdź do zleceń powiązanych z wybranym dostawcą.
• ⌵ (Operacje)

Wyszukiwanie i filtrowanie

Kliknij przycisk  aby otworzyć sekcję Zaawansowane szukanie.

Dostępne są parametry filtrowania::

• Zarejestrowana nazwa firmy – wyszukiwanie po pełnej nazwie firmy,
• NIP – wyszukiwanie po numerze NIP,
• E-mail – wyszukiwanie po adresie e-mail,
• Telefon – wyszukiwanie po numerze telefonu,
• Tagi – wyszukiwanie po przypisanych do dostawcy tagach. Uwaga: tworzyć tagi można z poziomu dodawania/edycji dostawcy oraz w zakładce System>Tagi,
• Pokaż archiwalne – pozwala wyświetlić również dostawców przeniesionych do archiwum.

Liczba widoczna przy przycisku Filtry informuje, ile filtrów jest obecnie aktywnych: 

Kliknij Wyczyść, aby usunąć wszystkie zastosowane filtry.

Eksport

Kliknij przycisk Eksport, aby pobrać dane widoczne na liście w wybranym formacie.

Uwaga: Zakres eksportowanych informacji zależy od zastosowanych filtrów.

TWORZENIE NOWEGO DOSTAWCY

Aby dodać nowego dostawcę, kliknij przycisk znajdujący się w prawym górnym rogu strony. 

Formularz jest podzielony na trzy główne części:

Dane dostawcy

W tej sekcji uzupełnij podstawowe informacje:

Dane kontaktowe

Wpisz dane potrzebne do kontaktu i rozliczeń:

• Telefon – numer telefonu do dostawcy.
• E-mail – główny adres mailowy do kontaktu.
• Waluta – waluta rozliczeń z dostawcą.
• Strona WWW – adres strony internetowej dostawcy.
• Numer konta bankowego – numer konta bankowego dostawcy.
• Tagi – dodatkowe oznaczenia ułatwiające późniejsze wyszukiwanie dostawcy. Uwaga: tworzyć tagi można również z poziomu zakładki System>Tagi.
• Notatka prywatna – miejsce na informacje widoczne wewnętrznie dla użytkowników systemu.
• Notatka dla pilota (przy dodawaniu nowego pilota) – informacje, które mogą być wykorzystywane w komunikacji lub dokumentach dla pilota.

Adres

Uzupełnij dane lokalizacyjne dostawcy:

• Adres (Wyszukaj adres Google) – pozwala wyszukać adres i wybrać go z listy podpowiedzi. Wtedy system automatycznie uzupełni pozostałe pola dot. adresu.
• Ulica i numer – dokładny adres dostawcy.
• Kod pocztowy.
• Miasto – lub miejscowość.
• Kod kraju – wybierz kraj z listy.

Zapisywanie danych

Po uzupełnieniu danych dostępne są trzy opcje:

• Anuluj – zamyka formularz bez zapisywania.
• Zapisz i wyjdź – zapisuje dostawcę i wraca do listy.
• Zapisz i zostań – zapisuje dostawcę, ale pozostawia otwarty formularz, aby można było dalej uzupełniać lub poprawiać dane.

Po zapisaniu nowy dostawca pojawi się na liście w wybranej kategorii: Transport, Noclegi, Atrakcje lub Piloci.

ZLECENIA DOSTAWCY

Sekcja Zlecenia dostawcy () pokazuje wszystkie zlecenia powiązane z wybranym dostawcą. Dzięki temu można szybko sprawdzić, w których wycieczkach dany dostawca brał udział oraz jaki jest status realizacji jego usług.

Lista zleceń

W tabeli widoczne są najważniejsze informacje o zleceniach:

• # – numer porządkowy na liście,
• ID – numer zlecenia,
• Data od – data rozpoczęcia realizacji usługi,
• Data do – data zakończenia realizacji usługi,
• Status – aktualny status zlecenia. Uwaga: statusy możesz konfigurować w zakładce System>Słowniki,
• Wycieczka – wycieczka, do której przypisane jest zlecenie (kliknij, aby zobaczyć szczegóły wycieczki),
• Klient – przedstawiciel lub osoba kontaktowa po stronie klienta,
• Organizacja – firma, szkoła lub inny podmiot zamawiający wycieczkę,
• Szczegóły – ikona oka () umożliwiająca podgląd szczegółów zlecenia.

Aby wrócić do głównej listy dostawców, kliknij przycisk Wróć do listy znajdujący się w dolnej części widoku.

Szczegóły zlecenia

Aby sprawdzić szczegóły zlecenia, kliknij ikonę oka () w kolumnie Szczegóły.

W oknie Szczegóły zlecenia widoczne są:

• Numer zlecenia,
• Nazwa dostawcy,
• Termin realizacji zlecenia,
• Status zlecenia. Uwaga: statusy możesz konfigurować w zakładce System>Słowniki, 
• Tryb płatności,
• Status płatności,
• Wycieczka, w zakresie której jest realizowane zlecenie,
• Faktury przypisane do zlecenia.

UWAGA: Szczegóły zlecenia możesz ustawiać z poziomu dodawania dostawcy do Wycieczki.

Filtrowanie zleceń dostawcy

Kliknij przycisk  aby otworzyć sekcję Zaawansowane szukanie, która pozwala zawęzić listę zleceń dostawcy.

Dostępne filtry:

• Data od (zakres) – pozwala wybrać zakres dat rozpoczęcia zlecenia.
• Data do (zakres) – pozwala wybrać zakres dat zakończenia zlecenia.
• Klient – umożliwia wyświetlenie zleceń powiązanych z wybranym klientem.
• Organizacja – filtruje zlecenia według firmy, szkoły lub innego podmiotu zamawiającego wycieczkę.
• Status – pozwala wyświetlić zlecenia o wybranym statusie. Uwaga: statusy możesz konfigurować w zakładce System>Słowniki.
• Pokaż zakończone – uwzględniz na liście zlecenia, które zostały już zakończone.

Liczba widoczna przy przycisku Filtry informuje, ile filtrów jest obecnie aktywnych: 

Kliknij Wyczyść, aby usunąć wszystkie zastosowane filtry i ponownie wyświetlić pełną listę zleceń.

Eksport

Kliknij przycisk Eksport, aby pobrać dane widoczne na liście w wybranym formacie.

Uwaga: Zakres eksportowanych informacji zależy od zastosowanych filtrów.

DODATKOWE OPERACJE

Po kliknięciu strzałki obok przycisku Zlecenia () otwiera się menu dodatkowych działań dla wybranego dostawcy.

Dostępne działania:

Edytuj

Po wybraniu opcji Edytuj otwiera się formularz edycji dostawcy. Zakres pól jest taki sam jak przy tworzeniu nowego dostawcy, ale formularz zawiera dodatkowe sekcje.

Przedstawiciele

Sekcja zawiera osoby reprezentujące danego dostawce.

Na liście widoczne są:

• Imię i nazwisko,
• Adres e-mail,
• Numer telefonu,
• Stanowisko.

Aby dodać nowego przedstawiciela, kliknij przycisk + Dodaj. Otworzy się formularz Dodaj przedstawiciela. Formularz służy do dodania osoby kontaktowej przypisanej do danego dostawcy.

W tej części uzupełnij informacje o osobie kontaktowej:

• Imię – wpisz imię przedstawiciela.
• Nazwisko – wpisz nazwisko przedstawiciela.
• Stanowisko – wpisz stanowisko lub funkcję.
• E-mail – adres e-mail przedstawiciela.
• Telefon – numer telefonu do przedstawiciela.
• Przypisanie konta dostawcy – pozwala powiązać przedstawiciela z kontem dostawcy w systemie. Jeżeli istnieje konto dostawcy z tym emailem, ale nie jest jeszcze powiązane z tym przedstawicielem zobaczysz możliwość "Przypisz konto".

Po zapisaniu Nowy przedstawiciel pojawi się na liście w sekcji Przedstawiciele przy danym dostawcy.

Kliknij ikonę , aby edytować dane przedstawiciela. Formularz edycji wygląda podobnie jak formularz dodawania nowego przedstawiciela.

Uwaga: Ikona  sugeruje, że dany przedstawiciel został już powiązany z kontem dostawcy. 

Kliknij ikonę  , aby usunąć przedstawiciela.

Katalog usług

Sekcja Katalog usług pozwala przypisać do dostawcy usługi, które oferuje. Katalog usług ułatwia późniejsze wybieranie świadczeń przy tworzeniu wycieczek.

W tabeli są widoczne dane:

• Nazwa usługi,
• Cena,
• Waluta. 

Aby dodać nową usługę, kliknij + Dodaj a następnie uzupełnij informację o usłudze:

• Nazwa usługi
• Cena
• Waluta

Po zapisaniu dana usługa będzie widoczna w bazie usług danego dostawcy.

Pliki

Sekcja Pliki służy do przechowywania dokumentów związanych z dostawcą.

Można tu dodać np.: umowy, cenniki, potwierdzenia współpracy, dokumenty rozliczeniowe, regulaminy lub warunki anulacji.

Aby dodać plik, kliknij obszar przesyłania lub przeciągnij dokument w wyznaczone miejsce. Maksymalny rozmiar pojedynczego pliku to 10 MB.

Usługi

Po wybraniu opcji Usługi z menu dostawcy otworzy się widok Katalog usług przypisany do konkretnego dostawcy. Katalog usług służy do zapisania standardowych usług oferowanych przez dostawcę, np. stawek za autokar, nocleg, przewodnika, bilety, posiłki lub inne świadczenia.

Informacje widoczne w katalogu:

• Nazwa – nazwa usługi, np. Dniówka PL,
• Cena – cena jednostkowa usługi,
• Waluta – waluta rozliczenia.

Z tego poziomu możesz dodawać (), edytować () lub usuwać () usługi z katalogu.

Wyślij E-mail

W sekcji Odbiorcy system wyświetla osoby i organizacje powiązane z dostawcą usług wraz z ich adresami e-mail. Aby wybrać odbiorcę, zaznacz pole przy jego nazwie lub wpisz potrzebny adres mailowy.

W polu Szablon wybierz szablon wysyłanej wiadomości z listy. Uwaga: Tworzyć szablony możesz z poziomu zakładki System>Szablony.

Możesz edytować temat oraz treść wiadomości.

W sekcji Dostępne załączniki widoczne są pliki wcześniej dodane do Dostawcy. Zaznacz pole przy wybranym pliku, aby dołączyć go do wiadomości.

W sekcji Dodaj własne pliki można załączyć dokument bezpośrednio z urządzenia. Kliknij obszar przesyłania albo przeciągnij do niego plik.

Żeby wysłać wiadomość kliknij przycisk .

Wyślij SMS

Po kliknięciu przycisku SMS otworzy się formularz Nowy SMS, umożliwiający wysłanie wiadomości bezpośrednio z tego poziomu. Uwaga: niezbędna jest integracja z bramką SMSPlanet.

W sekcji Odbiorcy SMS system wyświetla powiązane osoby wraz z zapisanymi numerami telefonu. Wybierz odbiorców z listy lub wpisz potrzebny numer.

W polu Szablon SMS wybierz potrzebny szablon wiadomości. Uwaga: Tworzyć szablony możesz z poziomu zakładki System>Szablony.

Po wybraniu szablonu system automatycznie uzupełni treść wiadomości.

Pod polem widoczny jest licznik znaków, który pozwala kontrolować długość wiadomości. Przekroczenie limitu pojedynczego SMS-a może spowodować podział wiadomości na kilka części.

Aby wysłać wiadomość SMS kliknij .

Generuj PDF

Utwórz plik PDF bezpośrednio z poziomu dostawcy usługi, korzystając z wcześniej utworzonego szablonu.

Uwaga: Tworzyć szablony możesz z poziomu zakładki System>Szablony.

Usuń

Kliknij aby usunąć Dostawcę z bazy dostawców usług.