KSeF w biurze podróży: Pełna integracja Travel Invoice, automatyczne koszty i kontrola marży w czasie rzeczywistym

Dzięki pełnej integracji modułu Travel Invoice z systemem ministerialnym, zdejmujemy z Twojego zespołu ciężar ręcznego przetwarzania dokumentów. Zobacz, jak połączenie e-faktur z systemem Travel Manager pozwala zautomatyzować księgowość wycieczek i na bieżąco śledzić ich rentowność.

Dwukierunkowa integracja z KSeF: Sprzedaż i Zakupy w jednym miejscu

Moduł Travel Invoice został zaprojektowany z myślą o płynnej i niewidocznej dla użytkownika wymianie danych z Krajowym Systemem e-Faktur. Obsługuje on pełen cykl życia dokumentów finansowych:

• Faktury sprzedaży: Każda faktura wystawiona klientowi (zarówno za zaliczki, jak i płatności końcowe) jest automatycznie, w czasie rzeczywistym, wysyłana do KSeF. System sam weryfikuje poprawność struktury logicznej i pobiera unikalny numer KSeF oraz Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), przypisując je do dokumentu w Twoim panelu.

• Faktury zakupowe: Koniec z czekaniem, aż kontrahent prześle fakturę mailem, i ręcznym wklepywaniem danych do systemu. Travel Invoice automatycznie nasłuchuje i pobiera ustrukturyzowane faktury kosztowe (np. od hotelarzy, przewoźników, przewodników) bezpośrednio z KSeF. Dokumenty te od razu pojawiają się w systemie, gotowe do dalszego procesowania.

Travel Manager: Automatyczne łączenie faktur z kosztami wycieczek

Samo pobranie faktury kosztowej to dopiero połowa sukcesu. Prawdziwa innowacja ekosystemu Travel360 ujawnia się dzięki ścisłej współpracy Travel Invoice z modułem Travel Manager (odpowiadającym za operacyjne zarządzanie wyjazdami).

Gdy faktura zakupowa z KSeF trafia do systemu, inteligentne algorytmy (oraz wbudowany moduł OCR dla dokumentów spoza KSeF) potrafią automatycznie dopasować i przypisać dany dokument do konkretnej wycieczki.

• System rozpoznaje kontrahenta i powiązane z nim zlecenia (np. rezerwację autokaru na wyjazd do Rzymu w danym terminie).

• Faktura kosztowa zostaje "podpięta" pod wirtualne konto księgowe danej imprezy turystycznej.

• Jeśli na jednej fakturze znajdują się koszty dotyczące kilku różnych wyjazdów, system pozwala na łatwe i intuicyjne rozbicie i alokację tych kwot do odpowiednich grup docelowych.

Księgowość analityczna i wyliczanie marży w czasie rzeczywistym

Dla właścicieli biur podróży i działów finansowych, rozliczanie rentowności poszczególnych wyjazdów bywa procesem żmudnym i realizowanym często z dużym opóźnieniem. Integracja Travel Invoice z KSeF i Travel Managerem całkowicie zmienia zasady gry.

Dzięki temu, że przychody (wpłaty od klientów) oraz rzeczywiste koszty (faktury zakupowe pobrane z KSeF) spotykają się w jednym miejscu – bezpośrednio w karcie danej wycieczki – wyliczanie marży staje się procesem w 100% zautomatyzowanym.

• Bieżąca kontrola rentowności: Menedżer widzi dokładny, aktualizowany na żywo zysk netto z realizowanej wycieczki.

• Konta księgowe wycieczki (analityka): Każda impreza turystyczna ma automatycznie prowadzoną "mini-księgowość". Widzisz zestawienie planowanych kosztów z kosztami rzeczywistymi wynikającymi z faktur z KSeF.

• Szybsze zamknięcie miesiąca: Dział księgowości otrzymuje na tacy gotowe, powiązane i poprawnie zadekretowane dokumenty, co drastycznie skraca czas potrzebny na rozliczenia i minimalizuje ryzyko błędów.

Wybierając Travel360, nie tylko spełniasz ustawowy obowiązek KSeF. Zyskujesz potężne, analityczne narzędzie, które pracuje za Ciebie – od momentu rezerwacji klienta, przez automatyczne pobranie faktury za autokar z KSeF, aż po precyzyjne wyliczenie Twojego zysku z wyjazdu.